Zowel voor het samenstellen als voor het controleren van een jaarrekening is een vaste prijsafspraak niet ongebruikelijk. Dit geldt misschien nog wel meer voor het verzorgen van de salarisadministraties en periodieke aangiften bij de belastingdienst. Maar wat als de klant ondersteuning vraagt van de accountant bij andere werkzaamheden? Is dat dan inbegrepen bij de vaste prijsafspraak, of niet?

De rechtbank Amsterdam oordeelde op 25 oktober 2023[1] dat als u als accountant daar vooraf geen duidelijke afspraken over maakt, dat meerwerk dan is inbegrepen in de vaste prijsafspraak. Wat was hier precies aan de hand? Ik zoom met u in op deze zaak en geef u een 5-stappenplan mee voor in de praktijk om te voorkomen dat uw meerwerkfacturen onbetaald blijven.

Klant weigert meerwerk accountant te betalen

De accountant in kwestie verrichte geruime tijd vaste werkzaamheden voor de klant, waaronder het samenstellen van de jaarrekening. De klant betaalde daarvoor een vaste prijs per jaar verdeeld over 12 maanden. In de periode 2017 tot en met 2020 verricht de accountant aanvullende werkzaamheden, onder meer in het kader van een financieringsaanvraag bij de bank. Daarvoor verstuurt de accountant in de periode januari 2020 tot en met januari 2021 zes facturen aan de klant.

De klant weigert de facturen te betalen en stelt zich op het standpunt dat deze werkzaamheden vallen onder de vaste prijsafspraak. de accountant nimmer heeft gesproken over aanvullende kosten en de facturen pas later zijn verstuurd aan de klant.

De klant krijgt gelijk

De rechtbank komt tot het oordeel dat de klant de facturen niet hoeft te betalen. De rechtbank overweegt dat de accountant niet heeft voldaan aan zijn zorgplicht als opdrachtnemer. Voor accountants gelden namelijk zware eisen gelden als zij betaald willen krijgen voor meerwerk. De accountant had de klant (tussentijds) op de hoogte moeten houden van zijn werkzaamheden bij het uitvoeren van de opdracht en van zijn méér werk. De accountant had dit tijdig moeten melden aan zijn klant met opgave van de (geschatte) kosten.

Verder overweegt de rechtbank dat deze informatieplicht óók geldt als de opdrachtgever zelf verzoekt om extra werkzaamheden, zodat de opdrachtgever bewust is van de gevolgen van zijn verzoek en partijen eventueel kunnen overleggen. Een accountant moet dus vooraf heldere afspraken maken met zijn klant over welke werkzaamheden hij beschouwt als meerwerk, welke kosten hij daarvoor in rekening brengt en deze afspraken duidelijk vastleggen. De rechtbank houdt hierbij rekening met de omstandigheid dat de werkzaamheden pas jaren later door de accountant in rekening zijn gebracht. Daardoor mocht de klant ervan uitgaan dat, bovenop de vaste prijsafspraak, geen extra kosten in rekening zouden worden gebracht door de accountant.

Vangt de accountant in dit soort gevallen altijd bot?

Van de accountant wordt verwacht dat hij zorgvuldig handelt. Daaronder valt ook dat hij zorgt voor heldere afspraken met de klant die deugdelijk zijn vastgelegd, ook bij meerwerk. De Accountantskamer te Zwolle heeft reeds uitgemaakt dat een accountant tuchtrechtelijk verwijtbaar handelt als hij zich hier niet aan houdt.[2] Ook bij de civiele rechter is dit onderwerp meermaals aan de orde geweest.[3] In de meeste gevallen is de tuchtrechtelijke maatstaf gelijk aan de civiele maatstaf, wat wil zeggen dat als de accountant zich niet houdt aan de hiervoor geformuleerde zorgvuldigheidsnorm, dat de accountant dan bedrogen uitkomt en geen betaling van zijn facturen hoeft te verwachten. Daarnaast is een gegronde tuchtklacht de komende tien jaar evenmin uitgesloten.

Tips voor de praktijk

Hoe kunt u als accountant voorkomen dat u achterblijft met onbetaald meerwerk en een gegronde tuchtklacht?

1. Beoordeel of een verzoek van de klant buiten de (vaste prijs) opdracht valt.
2. Zo ja, bevestig dan per e-mail aan de klant:
   • dat sprake is van meerwerk en dit dus niet is inbegrepen in de opdracht tegen een vaste prijs;
   • welke werkzaamheden u nodig acht om te kunnen voldoen aan dit verzoek;
   • een inschatting van de tijd die daarmee gemoeid is;
   • het daaraan verbonden uurtarief.
3. Laat de klant dit voorstel tot meerwerk per e-mail bevestigen.
4. Houd de klant tussentijds op de hoogte van de urenbesteding en waarschuw tijdig wanneer de gemoeide tijdsbesteding de inschatting dreigt te overstijgen;
5. Stuur de klant maandelijks een factuur.

Als u dit stappenplan volgt, is de kans groot dat de klant gehouden is het meerwerk te betalen. En onthoud: méér factureren = vooraf communiceren.

Vragen hierover? Neem dan vrijblijvend contact op met Nickey van Collem.of neem een kijkje op onze pagina over onze dienstverlening aan accountants.

[1] Rechtbank Amsterdam 25 oktober 2023, ECLI:NL:RBAMS:2023:6926.

[2] Zie Accountantskamer 5 maart 2012, ECLI:NL:TACAKN:2012:YH0240.

[3] Zie bijvoorbeeld gerechtshof Arnhem-Leeuwarden 14 januari 2020, ECLI:NL:GHARL:2020:324 en gerechtshof Den Haag 13 juni 2023, ECLI:NL:GHDHA:2023:1050.