Nieuwe verplichtingen: Registratie van UBO’s

19 december 2020

Sinds 27 september 2020 zijn ondernemingen en andere juridische entiteiten verplicht om hun uiteindelijk belanghebbende (UBO) in te schrijven in het UBO-register. Dit register maakt transparant wie de touwtjes in handen heeft bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Wij leggen in het kort uit wat deze verplichting inhoudt.

UBO?

UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ ofwel: de uiteindelijke belanghebbende. Dit wordt gedefinieerd als elke natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over de cliënt en/of de natuurlijke persoon voor wiens rekening een transactie of activiteit wordt verricht. Wie als UBO kan worden aangemerkt, verschilt per situatie. Een UBO bij een BV of NV is bijvoorbeeld een natuurlijk persoon die meer dan 25% van de aandelen houdt of meer dan 25% van de stemrechten heeft. Ook wanneer geen sprake is van een UBO die voldoet aan één van de categorieën, kan bijvoorbeeld sprake van een pseudo-UBO, waaronder onder meer alle statutair bestuurders als UBO gelden.

Registratieplicht

Voor meer dan 1,6 miljoen organisaties geldt sinds 27 september 2020 een registratieplicht in het UBO-register. Deze hebben tot 27 maart 2022 de tijd om hun UBO’s te registreren. Dit geldt onder meer voor BV’s, NV’s, personenvennootschappen en andere privaatrechtelijke rechtspersonen. Deze organisaties moeten tegen die tijd minimaal één UBO in het UBO-register hebben geregistreerd. Eenmanszaken, verenigingen van eigenaars en beursgenoteerde vennootschappen hebben deze registratieplicht niet.

Sommige gegevens openbaar

De UBO is verplicht om de organisatie alle informatie en bescheiden te verschaffen die noodzakelijk is om aan de registratieplicht te voldoen. Van belang om te weten is dat een deel van de geregistreerde gegevens openbaar worden.

UBO-register

Alle EU-lidstaten moeten een UBO-register hebben. Het doel van het UBO-register is om financieel-economische criminaliteit tegen te gaan, zoals witwassen, belastingontduiking of financiering van terrorisme. De gegevens die openbaar worden gemaakt zijn de naam, geboortemaand en jaar, nationaliteit, woonstaat en aard en omvang van het belang van de UBO. Het register is daarentegen alleen doorzoekbaar op naam van de organisatie. Zoeken op naam van de UBO zal dus niet mogelijk zijn. Tegen betaling van een geldbedrag kunnen gegevens uit het register worden opgevraagd. Het register waarborgt de privacy en voldoet aan de eisen van de AVG, maar een aantal gegevens zijn wel voor iedereen opvraagbaar.

Actie ondernemen

Ondanks dat organisaties nog bijna zestien maanden de tijd hebben om hun UBO’s te registreren, is het verstandig om zo snel mogelijk in actie te komen. Welke organisatie een registratieplicht heeft en wie als UBO kan worden gekwalificeerd, verschilt per geval. Daarnaast dienen bescheiden toereikend, accuraat en actueel te zijn, waardoor dit de nodige voorbereiding vergt en tijd kost. De Belastingdienst kan bij niet tijdige of onjuiste naleving van de regels een last onder dwangsom en/of een bestuurlijke boete opleggen. Deze kan oplopen tot € 21.750. Daarnaast kan het OM strafrechtelijk vervolgen wanneer sprake is van meer strafrechtelijke delicten, zoals een onjuiste registratie en valsheid in geschrifte. Draag dus zorg voor een goede en tijdige registratie.

Vragen? Wij helpen u graag om aan de registratieplicht te voldoen. Neem contact op met Lilian van der Harst of Jesse Hartgring.